¿Qué son y cómo funcionan las reuniones One to One?

El éxito de cualquier empresa está basado, fundamentalmente, en el éxito de los proyectos que se lleven a cabo. Para que los proyectos lleguen a buen puerto, es necesario que los empleados funcionen como un engranaje perfecto. Como es evidente, esto no siempre es así, por eso es de gran importancia las reuniones de equipo para solventar cualquier problema o duda que pudiera surgir. No obstante, son igualmente necesarias otro tipo de reuniones, como las reuniones One to One. En este post, detallaremos qué son y cómo funcionan las reuniones One to One y cómo realizarlas de manera exitosa.

¿Qué son las reuniones One to One?

Las reuniones One to One son un tipo de reunión de breve duración y de carácter distendido entre el responsable y el trabajador. A través de estos encuentros se crea un clima de confianza que da pie al diálogo entre el responsable y el trabajador sin que intervenga ninguna presión externa. Así pues, el responsable conocerá los objetivos del trabajador y podrá exponer de forma clara los objetivos a largo plazo de la empresa.

Estos encuentros tienen por objeto atajar y resolver cualquier problema, duda o inconveniente con la suficiente antelación, de forma que no se creen problemas mayores y se motive al empleado.

Cuándo realizar una reunión One to One: ¿cuál es la frecuencia y duración recomendable para estos encuentros?

Lo mejor es configurar la agenda del responsable de manera que tenga tiempo de tener una reunión One to One, al menos, una vez a la semana. De esta manera, se puede garantizar que los trabajadores liderados por el responsable están motivados, rinden al máximo y que no se enquisten los problemas que pudieran surgir.

No obstante, como ya hemos adelantado, las reuniones One to One son encuentros breves y distendidos. De hecho, no deben durar más de 15 minutos por miembro del equipo. Teniendo en cuenta la frecuencia y duración de estas reuniones, el responsable del equipo tan solo deberá invertir entre 2 y 3 horas al mes en estos encuentros, cuyos beneficios son cuantiosos.

Aunque en principio pueda parecer mucho tiempo dedicado a una actividad que, en un inicio, no dará resultados en el corto plazo, lo cierto es que este tiempo estará bien invertido, ya que se prevendrán problemas e incidentes que, de obviarlos, redundaría en una pérdida de tiempo mucho mayor.

En resumen: las reuniones One to One deberán celebrarse una vez por semana y deberán tener una duración de unos 15 minutos por miembro del equipo.

Cómo llevar a cabo una reunión One to One de forma eficaz: trucos para sacar el mayor partido posible a estos encuentros

Sin duda, las reuniones One to One pueden traer consigo muchos beneficios si se llevan a cabo de la forma correcta. Por ello, lo mejor es llevar a la práctica una serie de recomendaciones para conseguir el máximo provecho de estas reuniones. Veamos qué consejos hay que aplicar:

No cancelar la reunión a última hora

Es de vital importancia que el responsable no cancele la reunión con el trabajador, ya que una reunión One to One es una buena manera de demostrar a los empleados que son una parte fundamental del engranaje de la empresa. A través de estas reuniones se promueve la confianza y la motivación del trabajador, por lo que es fundamental no cancelarlas, ya que se dará la visión al trabajador de que hay otras cosas más importantes que él.

Transparencia y claridad

Durante la reunión, lo mejor será hablar abiertamente con el trabajador sobre aquellos problemas que pudieran estar dificultando su rendir al máximo. Así pues, es fundamental crear durante estos encuentros un ambiente distendido en los que el trabajador se sienta cómodo y pueda expresarse con franqueza.

Tener tacto

Es de vital importancia ser claro a la hora de exponer cualquier problema, pero también es necesario que el responsable tenga tacto con el trabajador. Así pues, el responsable deberá mostrar empatía hacia el trabajador, teniendo en cuenta su estado anímico.

No centrarse exclusivamente en las tareas

No solo es importante hablar de trabajo, también es fundamental hablar del porqué de la postergación del mismo y conocer las causas del retraso. Con todo esto, se podrán encontrar las soluciones más acertadas.

Preparar la reunión

No hay que dejar hueco a la improvisación en estas reuniones, ya que son de duración limitada. De esta forma, lo mejor será que el responsable dedique unos minutos a preparar los puntos que quiere tratar con el trabajador.

Controlar el tiempo de la reunión

Es necesario ceñirse al tiempo previsto para el encuentro, sin pasarse, pero sin despachar al trabajador lo más rápido posible.

Feedback del empleado

Estos encuentros no son monólogos donde solo habla el responsable, sino que es necesario que el trabajador comente y hable, lo que permitirá solventar cualquier problema de mejor manera.

Las reuniones One to One pueden ser muy beneficiosas para la empresa: mejoran el rendimiento y motivación de los empleados y solucionan los problemas antes de que se conviertan en grandes problemas. No obstante, hay que tener en cuenta ciertos consejos para sacarles el máximo partido.